Cómo proteger la información que envías por correo
Antes de enviar datos de clientes, documentos internos o credenciales, comprueba si el correo es el canal adecuado. Una vez que alguien puede leer la información, puede conservarla o copiarla. La solución no es confiar en una promesa de «autodestrucción», sino reducir la exposición y elegir controles proporcionados al riesgo.
Cifrado, permisos y caducidad no son lo mismo
- Cifrado: protege la información frente a quien no dispone de la clave necesaria. Requiere cuidar también las claves y los dispositivos.
- Control de acceso: limita quién puede abrir un documento o enlace y permite retirar permisos cuando el sistema lo admite.
- Caducidad: limita la disponibilidad futura en ese servicio; no borra las copias que el destinatario ya haya guardado.
INCIBE recomienda identificar la información sensible, controlar sus accesos y aplicar cifrado según sus necesidades de protección. Puedes consultar su explicación sobre cifrado de información sensible.
Qué permiten algunas herramientas y cuáles son sus límites
Privnote genera un enlace a una nota que debes enviar al destinatario. Su funcionamiento y opciones de eliminación no equivalen a una cuenta de correo con agenda ni a un borrado universal a los tres minutos. El propio proveedor reconoce que el receptor puede copiar el texto o hacer una captura: consulta las preguntas frecuentes de Privnote. No lo tomes como una garantía suficiente para cualquier dato empresarial.
El modo Confidencial de Gmail permite fijar vencimiento y retirar el acceso, además de limitar algunas opciones de compartir. Google advierte expresamente que no impide hacer capturas o fotografías y que un dispositivo comprometido puede copiar información. Revisa cómo funciona y sus límites antes de utilizarlo.
Las antiguas indicaciones de este artículo sobre Dashlane Courier y un script de Google Docs no se mantienen como instrucciones actuales ni como garantía de seguridad.
Una comprobación antes de pulsar enviar
- Verifica la dirección del destinatario y evita adjuntar más información de la necesaria.
- Utiliza el canal autorizado por tu organización; para documentos sensibles, valora permisos nominativos en lugar de enlaces abiertos.
- Si proteges un archivo con una contraseña, comunícala por un canal separado y acordado.
- Comprueba qué sucede al retirar el acceso y qué copias podrían haberse descargado.
- Si te equivocas de destinatario, comunica el incidente por el procedimiento interno: retirar el enlace puede ayudar, pero no garantiza que nadie lo haya leído.
Para información especialmente sensible, solicita una revisión de seguridad y privacidad del caso concreto. Ninguna etiqueta de «confidencial» sustituye una configuración adecuada y un destinatario autorizado.
